Il coinvolgimento di fornitori esterni è comune durante l'esecuzione di studi e indagini cliniche. Le attività da gestire, i requisiti da soddisfare e le procedure da seguire sono sempre più complesse e richiedono personale competente con una specifica e solida conoscenza e preparazione su diversi argomenti e aspetti relativi alle norme che ne regolano l'attuazione.
Uno degli aspetti più critici nel processo di gestione dei fornitori è la supervisione della fornitura dei servizi richiesti, che deve essere accuratamente pianificata e condotta durante la loro esecuzione.
Anche se un fornitore è stato adeguatamente selezionato e qualificato, ogni progetto delegato deve essere monitorato e devono essere identificati i processi, i requisiti e le caratteristiche specifiche da tenere sotto controllo, soprattutto se il loro impatto sul risultato del progetto è considerato critico.
L'implementazione di un piano di supervisione è l'approccio migliore per assicurare la supervisione del fornitore e la creazione di un team preposto garantisce la gestione efficace di tale piano. Il primo passo nella supervisione del fornitore è la definizione dei ruoli e delle responsabilità; le Clinical Operations e la Qualità devono collaborare per eseguire la valutazione del rischio relativo a ciascuna attività delegata al fornitore coinvolto. A partire dalla valutazione del rischio, nel piano di supervisione devono essere identificate specifiche azioni di mitigazione. Esempi di tali azioni sono l'analisi e il monitoraggio degli indicatori chiave di prestazione, le attività di controllo della qualità, lo svolgimento di riunioni periodiche di allineamento, la creazione di documenti e procedure ad hoc, il monitoraggio dettagliato delle attività volte a mitigare i rischi potenziali. In questo modo, la supervisione continua dei processi critici garantisce il successo dell'esecuzione delle attività delegate.
Per garantire un rapporto positivo e collaborativo con i fornitori, è importante condividere fin dall'inizio gli obiettivi, le aspettative e le azioni di mitigazione precedentemente identificate. Questo permette a tutte le parti di concentrarsi su obiettivi comuni, con un approccio positivo e proattivo, riducendo così errori, incomprensioni e ritardi nelle tempistiche.
In sintesi, la creazione di un team e di un piano di supervisione, la valutazione dei rischi e l'identificazione delle azioni di mitigazione, la stretta collaborazione con i fornitori e la valutazione periodica della loro efficacia nell'esecuzione delle attività delegate sono aspetti fondamentali di un processo di supervisione dei fornitori.
Contattateci per essere sicuri di gestire correttamente il vostro fornitore: possiamo supportarvi nella selezione e qualificazione iniziale e nel processo di supervisione.